Wenn Sie die Beförderung für eine Geschäftsreise organisieren, hilft es, vom Beginn des Termins rückwärts zu planen. Berücksichtigen Sie die Zeit, die Sie zum Betreten des Gebäudes, zur Anmeldung oder zur Vorbereitung benötigen. Notieren Sie neben der Besprechungsadresse auch den richtigen Eingang, Angaben zur Rezeption und Hinweise Ihres Gesprächspartners.
Bei mehreren Terminen an einem Tag sollten Sie die Reihenfolge der Stopps und den Spielraum dazwischen deutlich angeben. Trennen Sie Termine mit festen Anfangszeiten von Treffen, die sich verschieben lassen. Planen Sie dazwischen Zeit für Fahrten ein, deren Dauer von den jeweiligen Bedingungen abhängt. Nicht jede freie Lücke im Kalender steht vollständig für ein Gespräch zur Verfügung.
Geben Sie in Ihrer Transferanfrage die Gesamtzahl der Reisenden, das Gepäck und sperrige Gegenstände wie Präsentationsausrüstung an. Wenn Sie im Fahrzeug arbeiten möchten, fragen Sie nach den benötigten Eigenschaften, statt Internetzugang, Steckdosen oder andere Ausstattung vorauszusetzen. Besprechen Sie bei einer ganztägigen Chauffeurnutzung auch Wartezeiten und zusätzliche Stopps als Teil des vereinbarten Umfangs.
Legen Sie schließlich fest, wer Änderungen mitteilt. Ein aktueller Zeitplan und eine koordinierende Kontaktperson verhindern, dass veraltete Uhrzeiten in unterschiedlichen Nachrichten stehen bleiben. Wenn Sie den bestätigten Plan vor der Fahrt mit allen Beteiligten teilen, haben alle denselben Informationsstand.